Atualizado em 21 de janeiro de 2020 Quando um documento tem relação com outro, podemos associá-los como um anexo. Exemplo: Uma lista de presença pode ser associada a um conteúdo programático de um treinamento. Um formulário pode ser associado a um procedimento. Um check list pode ser associado a uma instrução de trabalho. Acesse Dashboard. Clique em Docs – Documentos. 3. Clique na aba “Documentos” e selecione o documento desejado. 4. Clique em Opções > ” Associar Documentos”. Necessário ter permissão de revisar os documentos que serão associados. Será exibida a janela para selecionar os documentos que serão vinculados. Clique no ícone Associar. Não é possível associar documentos que estejam na revisão 0, ou seja, ainda não tem nenhuma revisão aprovada. Na janela que será aberta selecione os documentos. Localize o documento navegando pelas Pastas ou pela Busca selecionando Todos os documentos. Associe mais de um arquivo mantendo o CTRL pressionado enquanto seleciona os documentos. Após marcar os documentos que serão associados clique em “Selecionar”. Os documentos associados serão listados e podem ser visualizados ou removidos. Selecionando o documento podemos visualizar o PDF do arquivo. Podemos remover a associação. Clicando no ícone exibe os detalhes do documento. Clique em “Fechar” para fechar a janela. Os documentos associados são indicados com o sinal no código do documento, clicando no ícone redireciona para a tela de associação dos documentos. Ao visualizar, realizar Check out de um documento associado o sistema emite um alerta, informando que existe associação. Revisão de documento com associação # Quando um documento com associação é revisado devemos informar quais envolvidos serão notificados para validar se todos os documentos relacionados estão alinhados. Check Out documento sem fluxo: Ao enviar um documento com Revisão Concluída serão exibidas as opções de notificação. Check Out documento com fluxo: Na conclusão da etapa de aprovação do fluxo serão exibidas as opções de notificação. Não fazer nada: Não notifica via e-mail e não gera pendência para os envolvidos nos documentos associados. Notificar por e-mail: Usuários que tem permissão de revisar na pasta ou no documento receberão um e-mail informado que um documento que possui associação foi revisado. Notificar por e-mail e gerar pendência de revisão: Usuários que tem permissão de revisar na pasta ou no documento receberão um e-mail informado que um documento que possui associação foi revisado e o Qualiex irá gerar pendência de revisão. Pendência de revisão # Os documentos associados que tiveram alterações devem ser avaliados se a revisão será necessária. No Docs os documentos que precisam ser atualizados são indicados pelo ícone . Os documentos com associação são agrupados na pasta “Documentos Associados” por meio do atalho “Pendências”. Após revisar e atualizar o documento no Docs, através do checkout e checkin a pendência de revisão é concluída automaticamente. Caso a revisão do documento não seja necessária remova a pendência de revisão manualmente. No documento que terá a pendência concluída, clique no ícone e a tela para finalizar será exibida. Selecione a pendência e clique em “Concluir”. Insira a observação para remoção da pendência de revisão e clique em “Ok”.
