Atualizado em 04 de junho de 2021
Podemos revisar um documento que foi enviado para uma pasta.
Necessário habilitar para o usuário a permissão de Revisar nas Permissões da pasta no DOCS.
3. Clique em Documentos e selecione o documento que deseja alterar. 4. Clique em Check Out, será feito o download do arquivo no computador.
Durante o Check Out o documento fica bloqueado para alteração, para impedir o acesso simultâneo, fica disponível apenas para visualização a última versão do documento aprovada.
Para cancelar um Check Out selecione o documento e clique no ícone “Desbloquear”, o documento não irá manter as alterações realizadas, informações alteradas serão perdidas.
Para atualizar no Docs o que foi revisado durante o Check Out é necessário fazer o Check In do documento.
Configure as notificações de Check Out nas configurações do Qualiex.
Selecione o documento e clique no ícone Check In.
Será exibida a tela para inserir as informações do documento e detalhes da revisão.
Para aplicar cabeçalho/rodapé automático e impressão com marca d’água é necessário que o documento esteja com a extensão em .docx e .xlsx . Outros formatos não aceitam as formatações automáticas. Arquivos com tamanho até: docx: 100 MB / PDF: 75 MB / xlsx: 10 MB / vídeos: 50MB (não é possível visualizar).
Situação: Selecione o status do documento que será enviado:
Documento em elaboração ao fazer o check in não altera o número da revisão.
Documento em elaboração, está sendo alterado até chegar na versão final.
Documentos enviados em elaboração ficam com o fundo salmão.
Revisão concluída
Documento que já foi revisado e pode ser publicado e disponibilizado aos usuários. Altera o número de revisões do documento.
Como o visualizador online do word/excel tem limitações para alguns recursos, envie um PDF para visualização e quando obter cópia ou fazer CheckOut veja o documento no arquivo original.
Para adicionar uma nova versão de PDF o usuário ter enviado o documento ou ter a permissão de editar todos os registros nas configurações do Qualiex.
Após inserir as informações da revisão e clicar em “Próximo”, seguimos com as informações do documento.
Necessário ter a permissão para alterar documento controlado nas permissões do Docs.
Necessário ter permissão para alterar as configurações de confirmação de leitura nas configurações do Qualiex.
Disponível apenas se a confirmação de leitura for “sim”.
Caso tenha metadado configurado na classificação selecionada será exibido para preenchimento, na aba Metadado.
Para cadastrar os Metadados clique aqui.
Após preencher os campos clique em “Enviar” para concluir.
Para unidades que tenham o item Confirmação de senha em operações críticas habilitado nas opções de segurança do Qualiex será necessário informar a senha para realizar o envio de um documento com revisão concluída.
Documentos em Elaboração ou com fluxo em andamento só ficam disponíveis para visualização aos usuários com a permissão de Revisar na pasta ou no documento ou que podem Visualizar todos os documentos habilitado nas configurações do Qualiex.
