Atualizado em 06 de julho de 2020
Para revisar um documento que esteja em uma pasta e que tem fluxo parametrizado, o usuário deve estar envolvido no fluxo que foi definido no Docs.
Veja como configurar um fluxo aqui.
Acesse os Fluxos em Andamento pelo atalho no lado esquerdo da tela .
Documentos com o fluxo em andamento ficam destacados com o ícone .
Clique no para iniciar o fluxo.
Será exibida a janela para dar andamento no fluxo de aprovação.
Durante o Check Out o documento fica bloqueado para alteração, para impedir o acesso simultâneo. Ficará disponível apenas para visualização a última versão aprovada.
Na aba Histórico é listado a Data que ocorreu a alteração, em qual Etapa do fluxo, o Usuário , Tipo da ação realizada e as Observações inseridas.
Ao realizar o Check In é necessário informar os dados da revisão e descrever as alterações.
Para aplicar cabeçalho/rodapé automático e impressão com marca d’água é necessário que o documento esteja com a extensão em .docx e .xlsx . Outros formatos não aceitam as formatações automáticas. Arquivos com tamanho até: docx: 100 MB / PDF: 75 MB / xlsx: 10 MB / vídeos: 50MB (não é possível visualizar).
Clique em Próximo, para seguir na aba de Documentos.
Documento em elaboração ao fazer o check in não altera o numero da revisão.
Verifique os dados do documento.
Necessário ter a permissão para alterar documento controlado nas permissões do Docs.
Necessário ter permissão para alterar as configurações de confirmação de leitura nas configurações do Qualiex.
Disponível apenas se a confirmação de leitura for sim.
Caso tenha metadado configurado na classificação selecionada será exibido para preenchimento, na aba Metadado.
Para cadastrar os Metadados clique aqui.
Após preencher os campos clique em “Enviar” para atualizar o documento e encerrar a ação do fluxo.
Marque a opção Concluído e clique em “OK”.
Será exibida a janela com as opções para dar andamento no fluxo.
Clique em “Ok” para concluir.
Não será possível retornar para a elaboração se o responsável estiver inativo/desligado. O indicado é cancelar o fluxo e iniciá-lo novamente.
As etapas concluídas são sinalizadas com um e com a data e horário da finalização.
Documentos em Elaboração ou com fluxo em andamento só ficam disponíveis para visualização aos usuários com a permissão de Revisar na pasta ou no documento ou que podem Visualizar todos os documentos habilitado nas configurações do Qualiex.