Como visualizar os detalhes de um documento?

Em detalhes do documento você pode visualizar: as permissões dos usuários, documentos associados, comentários, histórico, confirmação de leitura e comparar as versões de um documento.

1. Acesse Dashboard.
2. Clique em Docs – Documentos.

3. Clique na aba “Documentos” e selecione o documento desejado.
4. Clique em “Detalhes”.

Será exibida a tela com as informações detalhadas do documento.

Menu #

• : Abre a visualização do documento online.
• : Faz o download da última revisão aprovada no computador.
• : Faz o download do documento no computador para ser revisado ou alterado. Durante o Check Out fica bloqueado para evitar acesso simultâneo.
• : Enviar para o Docs a versão baixada e alterada no Check Out para atualização.
•  : Caso seja necessário notificar/informar/solicitar os responsáveis pelo documento. Conforme notificações configuradas no Qualiex e no Docs.

Opções #

• Cópias Físicas: Registro das cópias impressas distribuídas.
• Solicitar Nova Revisão: Permite solicitar a revisão do documento.
• Imprimir: Permite fazer a impressão do documento.
• Adicionar aos Favoritos: Definir o documento como favorito.
• Link de Acesso: Acessar uma pasta através de um link.
• Associar Documentos: Para vincular documentos.
• Tornar Obsoleto: Inativar um documento.
• Permissão: Permissões do documento.
• Solicitações de Revisão: Exibe as pendências de revisão do documento.
• Remover: Remover o documento.
• Remover última revisão: Remover a ultima revisão publicada.
• Propriedades: Exibe dados do documento.

Geral #

Na aba Geral temos os dados do documento.

• Tipo/Extensão: Indica o formato do documento.
• Código/Nome: Exibe o código/nome do documento.
• Pasta: Indica o caminho da pasta que o documento está armazenado.
• Classificação: Informa a classificação do documento.
• Documento Controlado: Informa de a cópia impressa do documento é controlada.
• Etiquetas: Mostra as etiquetas do documento que facilita a busca.
• Próxima Revisão: Mostra a data da próxima revisão do documento.
• Válido até: Mostra a validade do documento.
• Descrição: Exibe as observações inseridas no envio do documento.
• Metadados (1):  Mostra os metadados cadastrados.

Clicando no ícone   o usuário que tem permissão pode (editar) os dados do documento.

Permissões #

• Clicando na aba Permissões temos os usuários e quais acessos têm no documento.

• Permissões do documento: Acessos que o usuário tem no documento.
• Permissões da Pasta: Acessos que o usuário tem na pasta.
• Permissões de Impressão: Acessos que o usuário tem para impressão do documento.

Associações #

• Clicando na aba Associar Documentos temos os documentos que estão associados.

Lado direito da tela você terá mais algumas informações. #

Comentários #

• Clicando na aba Comentários podemos fazer alguma solicitação, assim os envolvidos serão notificados por e-mail.
• Insira o comentário e clique no botão “Comentar”.
• Clicando no ícone  é exibida as informações do usuário que deixou o comentário.

Revisões #

Acompanhe todas as revisões anteriores do documento, na aba Revisões.

• Clicando na aba Revisões exibe as revisões feitas no documento.

• Item: Identifica a quantidade de revisões do documento.
• Data da Revisão: Indica a data que a ultima revisão foi enviada.
• Data da aprovação: Quando a pasta possui fluxo Indica a data da aprovação. Envio de documento sem fluxo indica a data de envio da revisão concluída.

• Descrição: Informações inseridas no envio do documento.
• Usuário: Colaborador que realizou a alteração.
• Tamanho: Quantidade de espaço que o documento ocupa do armazenamento.

1. Revisão: Quando há fluxo para envio de documento, clique no ícone para visualizar o fluxo.
2. Substituir Revisão: Enviando um documento por essa opção o número da revisão não altera.
3. Substituir PDF: Substitua o PDF da revisão caso haja alguma modificação.
4. Download: Permite fazer o download de versões anteriores.
5. Visualizar: Permite visualizar o PDF online de versões anteriores.

Histórico #

• Clicando na aba Histórico exibe as alterações feitas no documento.

• Usuário: Colaborador que realizou a alteração.
• Data: Data da alteração.
• Rev.: Número da revisão do documento.
• Tipo: ação que foi realizada.
• Descrição/Observação: Descrição da alteração.

Confirmação de leitura #

• Clicando na aba Confirmação de Leitura exibe os dados dos usuários que fizeram a leitura do documento.

• Usuário: Colaborador que confirmou a leitura do documento.
• Data: Data da leitura.
• Rev.: Número da revisão do documento.
• Tipo: Confirmação de leitura.
• Descrição/Observação:  informação adicional.