Importação das últimas revisões dos documentos para o Qualiex Docs – Automatizado

Para facilitar o envio das últimas revisões dos seus documentos para o Docs podemos fazer a importação dos arquivos.

Verifique com a nossa equipe Comercial a contratação das importações.

Para realizarmos a importação é necessário utilizar a ferramenta para gerar a planilha modelo com os dados dos documentos e disponibilizar os arquivos em um FTP exclusivo para a sua empresa.

FTP é a sigla para File Transfer Protocol (Protocolo de Transferência de Arquivos). É uma conexão que permite a troca de arquivos entre dois computadores conectados à internet.

Orientações #

• Crie uma pasta na área de trabalho, onde os arquivos que serão importados estão armazenados.
• Os documentos são importados exatamente como recebemos, a aplicação de cabeçalho e rodapé automático só seria feita nas próximas revisões realizadas utilizando o Docs.
• Os documentos word e excel devem estar nos formatos .docx e .xlsx. Se os documentos da sua empresa estão na extensão .doc e .xls é necessário realizar a conversão. Oferecemos o serviço adicional de conversão dos documentos, favor informar nosso comercial na contratação para inclusão na proposta.

Passo 1:  Acessar a ferramenta #

Acesse a ferramenta para preencher a planilha utilizando o link: 

Você será direcionado para uma nova página para realizar o download da planilha, clique em Baixar.

Após o download o executável, clique para abrir.

Ao executar a aplicação é necessário permitir a execução pelo windows. Clique em Mais Informações e depois clique em Executar assim mesmo.

Será exibida uma janela para gerar a planilha excel para inserir os dados dos documentos que serão importados. Clique em Gerar.

Selecione na área de trabalho a pasta onde os documentos estão armazenados e clique em OK.

Clique no link que o download da planilha com os dados dos documentos será realizado.

Passo 2:  Preencher a planilha #

Abra a planilha e preencha com dados, e os campos indicados com (*)  são de preenchimento obrigatório.

• Código*: Informe o código do documento que não pode estar duplicado.
• Nome*: Já está preenchido com o nome dos arquivos que estão na pasta que foi selecionada na ferramenta.
• Arquivo*: É listado automaticamente com os arquivos que foram disponibilizados na pasta selecionada.
  • Os arquivos não podem estar duplicados
  • O nome do documento deve ser igual ao nome do arquivo disponibilizado.
  • Exemplo: Documentos/Visaogeral.docx

• Classificação*: Insira o nome da classificação igual ao que foi cadastrado no Qualiex.

• Nº da Revisão*: Informe o número última revisão do documento.
• Data da Última Revisão*: Informe a data que foi realizada a última revisão do documento.
• Data da Aprovação*: Informe a data que o documento foi aprovado/publicado/disponibilizado.
• Email do Autor*: Se necessário informe o e-mail de apenas um colaborador cadastrado no Qualiex que será o autor deste documento e revisão. Vem preenchido por padrão com nome@empresa.com.br.

• Pasta*: Informe o nome da pasta conforme cadastrado no Qualiex.

Caso o nome da pasta exista mais de uma vez (conforme o exemplo abaixo), a importação será realizada em uma delas de maneira aleatória, não sendo possível escolher para qual pasta será importado.

• Data da Próxima Revisão: Informe a data da próxima revisão do documento, preenchimento opcional.

Passo 2 : Validação dos dados #

Nossa equipe avalia e confere os dados da planilha e os arquivos disponibilizados, se estiverem corretos, retornamos informando o prazo para importação e disponibilização no Docs.

Passo 3 : Importação realizada #

Importação das últimas revisões dos documentos para o Qualiex Docs. Aguarde o contato da nossa equipe informando que a importação foi concluída e os arquivos disponibilizados.