Atualizado em 17 de dezembro de 2019
No Meeting após configurar os tipos de reuniões que podem ser realizadas, as salas disponíveis e os modelos de ata que podem ser utilizados, podemos agendar uma reunião.
Necessário ter permissão para cadastrar reunião habilitada nas configurações do Qualiex.
3. Na aba “Reuniões” podemos agendar uma reunião de duas formas:
Após selecionar o horário ou clicando em nova será exibida a tela para agendar a reunião.
Segue abaixo os tipos de agendamento de reuniões do Meeting.
Campo destacado em vermelho é obrigatório.
Na reunião restrita somente o coordenador e secretário podem editar a reunião.
Quando o agendamento é feito selecionando o período na agenda as informações de data e horário já são preenchidas automaticamente.
Habilite a opção se a reunião precisa ser feita periodicamente.
Para reunião recorrente a sala selecionada deve estar livre, conforme a periodicidade definida. Qualiex checa os próximos 2 anos.
Se for informado apenas o coordenador na reunião ele ficará responsável por registrar a ata no Meeting.
Não é permitido selecionar o mesmo colaborador como coordenador e secretário para uma mesma reunião.
Clique em Avançar para seguir com a indicação dos participantes.
Selecione os colaboradores que devem participar da reunião.
Quantidade de participantes deve estar de acordo com a capacidade da sala. Se exceder, o sistema exibe um alerta, confirme para prosseguir.
Se o colaborador já tiver uma reunião agendada no mesmo horário será exibido um alerta que o usuário está com o horário ocupado, confirme para agendar mesmo assim.
Clique em Gravar para agendar a reunião.
Os colaboradores e convidados externos são notificados por e-mail com os dados do agendamento da reunião.
Veja como integrar a agenda do Meeting com o Google e Outlook.
