Atualizado em 27 de abril de 2020
Esse Webinar foi a continuação de uma sequência de Webinars que estamos fazendo:
O nosso objetivo era trazer insights de como utilizar o Qualiex gerando mais valor para a sua empresa, focando em Dashboards e no Indicators.
Começamos o Webinar trazendo a respostas de alguns inscritos da pergunta “O que mudou na gestão de resultados da sua organização?” (Essa pergunta estava na inscrição)
E de um modo geral, as pessoas falaram:
Gestão de Mudanças No cenário atual as empresas tiveram que fazer diversas mudanças, porém quando falamos em mudança não podemos perder a integridade do sistema de gestão: satisfação do cliente e na qualidade do produto.
Nos baseamos pela ISO 9001:2015:
Na ISO 9001:2015, o item 6.3:
Quando a organização determina a necessidade de mudanças no sistema de gestão da qualidade, as mudanças devem ser realizadas de uma maneira planejada e sistemática (ver 4.4).
A organização deve considerar:
Ou seja, temos que continuar focados em evoluirmos/mudarmos os nossos processos, mas não nos esquecer do propósito dessa mudança e quais são as consequências para a empresa, devemos continuar identificamos se os processos estão conformes, se estamos mantendo e cumprindo com os objetivos do planejamento, se temos recursos suficiente e quando falamos em recursos, falamos em pessoas qualificadas, equipamentos adequados para um bom trabalho e por fim a alocação ou realocação de responsabilidades, em que agora as tomadas de decisão estão mais criteriosas, está sendo necessário a alta direção se envolver mais.
O que são indicadores? Citando uma frase do Orlando Pavani, Monise trouxe que o “Indicador indica a dor da sua empresa!”
Indicamos o curso: https://academia.viverexcelencia.com.br/course/index/26/26#_ Indicadores servem para olharmos para eles e tomarmos decisões mais assertivas, entendendo em qual estado estamos e em qual estado queremos chegar. Um indicador pode ser de esforço e resultado <https://youtu.be/H8x-9Z00bBM>
Na ISO 9001:2015, temo 4 critérios que nada mais é que o 5W2H que auxiliam nas informações necessárias para ter um indicador: 9.1 Monitoramento, medição, análise e avaliação 9.1.1 Generalidades A organização deve determinar:
a) o que precisa ser monitorado e medido;
b) os métodos para monitoramento, medição, análise e avaliação necessários para assegurar resultados válidos;
c) quando o monitoramento e a medição devem ser realizados;
d) quando os resultados de monitoramento e medição devem ser analisados e avaliados. A organização deve avaliar o desempenho e a eficácia do sistema de gestão da qualidade. A organização deve reter informação documentada apropriada como evidência dos resultados
No Indicators, os campos que precisamos preencher, são baseados na ISO:
Levantamos a pergunta se nas empresas dos participantes tem um Comitê anticrise e se os participantes fazem parte desse comitê.
Resultado:
Nesse cenário de crise, queremos tomar ações imediatas e nem sempre estamos olhando se essas medidas estão sendo eficazes. Com indicadores é possível medir se tudo que as empresas estão fazendo está dando certo ou não.
Como uma forma de auxiliar em quais indicadores mapear para Gestão de mudança, levantamos alguns exemplos:
Mas além do que falamos, achamos interessante listar aqui mais alguns:
Qualiex ou Planilha no atual cenário? Como agora estamos tomando ações emergenciais, não tem problema utilizar planilhas, mas lembrando que a planilha é para algo emergencial. O Qualiex é mais sistemático! É possível garantir a incorporação nos processos, identificar melhorias e ter aprendizados.
Mostramos durante o Webinar um exemplo:
No Indicators, é possível categorizar o seu indicador, selecionando no sistema se é um indicador de esforço ou resultado, ou até mesmo pode ser objetivos referente às perspectivas o BSC
É importante mostrar qual é o objetivo do seu indicador, isso auxiliará para entender o porquê você está medindo-o
No Qualiex, você consegue adequar o Indicators a sua gestão!
META As empresas estavam acostumadas a definir as metas das seguintes forma:
Boa meta: um equilíbrio da pretensão/potencial da equipe, desempenho histórico, referenciais (quando possível) e requisitos das partes interessadas
Já no cenário atual, estamos vivendo uma total de incerteza. Agora é o momento que precisamos discutir as metas com mais frequência: meta de venda, produção, inadimplência…
É necessário revisar as metas periodicamente e com mais frequência. Não há muitos referenciais, mas precisamos estabelecer aquilo que acreditamos e seguir!
A meta tem que ser SMART!
Ou seja, precisa ser específica, objetiva e clara, para que não haja margem de erros. Deve ser Mensurável, tem que ser capaz de medir e quantificar. Tem que ser alcançável, estamos em um momento que não podemos dar “passos longos”, precisamos viver o agora e entender até onde podemos chegar e por fim, mas não menos importante é preciso definir um tempo limite, talvez aumentar a frequência de análises dos resultados seja uma boa solução para esse momento que estamos vivendo.
No Indicators, conseguimos definir meta e tolerância. Se caso você precise alterar a sua meta semana a semana ou mês a mês, você consegue!
ANÁLISE DE INDICADOR Para análise de indicadores no Qualiex, é preciso seguir o modelo simples e “universal”
É possível orientar o analista do indicador de como ele vai analisar, quais as informações necessárias e relevantes que ele precisa relatar.
Conseguimos deixar evidências que afetaram ou contribuíram para o resultado do indicador. Pode ser um documento, uma planilha, uma foto, por exemplo, uma reportagem mostrando a situação financeira do país, uma lei que foi alterada e assim por diante.
Mas para ficar mais prático e se você quiser anexar um arquivo do DOCS no seu indicador, é possível também!
O módulo indicators tem integração com o módulo ACTION, vincular um plano de ação ao seu indicador. Caso seja necessário registrar uma não conformidade devido ao resultado do seu indicador, você consegue sem sair do Indicators utilizar o TRACKER ou então se quiser registrar uma incidência ao seu risco, também é possível integrar com o RISKS.
ANÁLISE CRÍTICA Quando falamos de análise crítica, trouxemos um artigo que a Marina Beffa escreveu para o Blog da Qualidade falando sobre análise crítica da direção:
Análise crítica pela direção em momentos de crise (ou fora deles)
E novamente trouxemos um item na ISO 9001:2015, para mostrar que a Análise Crítica não foi uma mudança da Crise, mas sim que já tinha há muito tempo.
9.3.1 Generalidades
A Alta Direção deve analisar criticamente o sistema de gestão da qualidade da organização, a intervalos planejados, para assegurar sua contínua adequação, suficiência, eficácia e alinhamento com o direcionamento estratégico da organização.
Estratégia da organização: o que foi definido no planejamento estratégico tem que ser revisto também!
a) a situação de ações provenientes de análises críticas anteriores pela direção;
b) mudanças em questões externas e internas que sejam pertinentes para o sistema de gestão da qualidade;
c) informação sobre o desempenho e a eficácia do sistema de gestão da qualidade. incluindo tendências relativas a:
1) satisfação do cliente e retroalimentação de partes interessadas pertinentes;
2) extensão na qual os objetivos da qualidade foram alcançados;
3) desempenho de processo e conformidade de produtos e serviços;
4) não conformidades e ações corretivas;
5) resultados de monitoramento e medição;
6) resultados de auditoria;
7) desempenho de provedores externos;
d) a suficiência de recursos;
e) a eficácia de ações tomadas para abordar riscos e oportunidades (ver 6.1);
f) oportunidades para melhoria
Lembrando que não devemos montar nossos processos em cima da norma, mas sim ter ela como uma forma de orientar nossos processos e trabalhar de uma forma padronizada e com mais ganhos.
No Qualiex, temos as Dashboard, que nos auxiliam, através de painéis de controle, a entender qual o cenário da empresa, conseguimos colocar diversos painéis, mas quando criar os painéis para a Análise Crítica, é preciso ter coerência. Não basta criar vários painéis que não tem relação um com o outro, é preciso que seja uma forma fácil de identificar os pontos que precisam ser ajustados e entender quais os ganhos que a sua empresa está tendo.
Fechamento
Para garantir um gerenciamento eficiente, é necessário adotar o intraempreendedorismo.
Quando se fala em empreendedorismo, estamos nos referindo à capacidade de identificar as oportunidades de inovar, propiciando, por exemplo, o início de um novo negócio.
Intraempreendedorismo, segue quase a mesma ideia do empreendedorismo, porém são as ações de iniciativa dos colaboradores e gestores dentro da empresa, estes precisam ter pensamentos alinhados com a cultura de inovação da empresa e todos precisam compreender a importância da mudança, para que trabalhem as suas competências individuais para desenvolverem as etapas do projeto.
Você pode ajudar sua empresa! Seja o protagonista neste momento. Coloca em ação suas melhores competências que você tem como contribuir com esse momento.
O quanto você tem usado o Indicators para ajudar a empresa a tomar decisões melhores e monitorar o desempenho neste momento?
Agende uma conversa com o nosso time de especialista.
