Como cadastrar uma ocorrência?

Atualizado em 

Após definir o fluxo que será utilizado na tratativa da ocorrência e definir os tipos, podemos cadastrar uma ocorrência.

Saiba mais no Blog da Qualidade no artigo O que é Não Conformidade?

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Tracker V2 – Ocorrências

Necessário ter a permissão para criar  ocorrência nas configurações do Tracker V2.

3. Na tela inicial do Tracker V2 clique em “Nova Ocorrência”.

Será exibida uma janela para selecionar o tipo de ocorrência, o emissor é definido como o usuário que está logado no Tracker V2.

  • Tipos de Ocorrência: Selecione o tipo de ocorrência que será registrada, conforme os tipos que foram cadastrados.

Para permitir emissor anônimo, solicite para a equipe de Relacionamento a ativação no fluxo desejado.

  • Clique no “Salvar” para continuar.

 

Será exibido o formulário para preencher os dados da ocorrência. Nesse caso o registro da ocorrência segue o fluxo PDCA Modelo que já tem os formulários associados. Para fluxos personalizados os formulários são dinâmicos, se ajustando a realidade da empresa.

  • 1.Descrição: Primeira etapa é o preenchimento dos campos do formulário.
  • 2. Próxima etapa: Indica a etapa seguinte do fluxo.
    • Aprovador: Selecione o responsável pela aprovação da ocorrência.

 Necessário ter a permissão de aprovar as ocorrência nas configurações do Tracker V2.

  • 3. Ferramentas: Adicione as ferramentas 5 Por quês, Diagrama de Causa e Efeito / Espinha de Peixe ou 5w2h para auxiliar na tratativa da ocorrência.
  • 4. Visualizar Relatório: Exibe o relatório da ocorrência.
  • 5. Anexos: Insira anexos para complementar o registro da ocorrência.
    • Comentários: Deixe comentários para os colaboradores. Para marcar um colaborador utilize “@nome”
    • Histórico: Exibe as alterações realizadas na ocorrência.
  • 6. Concluir: Opções para concluir o registro da descrição da ocorrência.

Cadastro da ocorrência

Preenchimento das informações. Campos em vermelho são obrigatórios.

  • Título: Breve descrição da ocorrência
  • Data: Selecione no  ou digite a data que aconteceu a ocorrência.
  • Prioridade: Selecione a prioridade de tratativa (alta, média ou baixa).
  • Cliente:  Se for relacionado a algum cliente selecione na listagem.

 Os clientes da lista são cadastrados nas configurações do Qualiex.

  • Local:  Selecione o local que se refere a ocorrência.

Os locais são cadastrados nas configurações do Qualiex.

  • Descrição: Descreva o que aconteceu, quanto mais informações melhor para avaliar e entender o que realmente aconteceu.
  • Equipe: Selecione as pessoas que podem auxiliar na ocorrência e fazer parte da equipe de tratativa, essas pessoas serão notificadas por e-mail logo após o cadastro ser concluído.
  • Próxima Etapa: Indica a próxima etapa do fluxo.
  • Aprovador: Selecione o aprovador que dará continuidade no fluxo.

Ferramentas

Utilize as ferramentas 5 Por quês, Diagrama de Causa e Efeito / Espinha de Peixe ou 5w2h para auxiliar na tratativa da ocorrência.

  • Clique em Ferramentas > Adicionar .

Será exibida a tela para selecionar a ferramenta que vai ser aplicada.

Após finalizar a ocorrência, podemos editar ou remover uma ferramenta concluída.

  • Para editar clique no .
  • Para remover clique no , confirme para concluir a remoção.

 Somente o usuário que adicionou a ferramenta pode editar ou remover. Os outros usuários, apenas visualizam.

  • Para visualizar clique no  .

Inserir anexo na ocorrência

Podemos adicionar anexos na ocorrência para complementar as informações.

  • Clique em Anexos > Adicionar e selecione o arquivo no computador.

Após o carregamento os arquivos serão listados.

As imagens são exibidas no relatório da ocorrência, outros documentos lista somente o nome.

  •  Clique no ícone  para baixar o arquivo no computador.
  • Clique no ícone  para remover o anexo.

Para remover é necessário ter o acesso total na unidade ou ser o colaborador que adicionou o anexo.

Após confirmar a remoção não é possível recuperar o arquivo.

Comentários

Podemos marcar os colaboradores e comentar, o usuários são notificados por e-mail.

Clique na aba Comentários para exibir o campo para inserir as informações.

Para marcar um colaborador digite @ e nome do usuário cadastrado no Tracker V2, selecione na lista o nome do colaborador.

A listagem com o nome dos colaboradores são exibidos tachados. 

Os colaboradores marcados recebem um e-mail de notificação.

Após adicionar um comentário é exibido no histórico. No caso de edição, as alterações que foram feitas também são listadas.

Quem escreveu o comentário pode editar ou remover o comentário.

Somente o autor do comentário pode editar ou remover.

  • Clique no ícone  para editar o comentário. As edições ficam listadas no comentário, para visualizar clique em Editado.
  • Clique no ícone  para remover o comentário.

Após confirmar a remoção não é possível recuperar o comentário.

Histórico

No histórico temos a rastreabilidade das alterações realizadas na ocorrência.

  • Clique na aba Histórico para visualizar.

Concluir a ocorrência

Após preencher as informações da ocorrência, devemos concluir o preenchimento para gravar o registro.

  • Clique em  para finalizar o registro e gravar a ocorrência.
  • : Salve o que foi registrado, mas não finaliza o cadastro da ocorrência.
  • Voltar: Retorna  para a listagem, mantêm o número da ocorrência mas as informações digitadas são perdidas.
  • Clique na seta  para mostrar as opções:
    • Cancelar: Para cancelar uma ocorrência é necessário justificar o cancelamento. A justificativa é exibida no relatório da ocorrência.
    • Remover: Para remover uma ocorrência é necessário justificar a exclusão.

Após confirmar a remoção ou cancelamento não é possível recuperar as informações.